Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Univerzitetni administrator
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo univerzitetnega administratorja, ki bo zagotavljal celovito administrativno, organizacijsko in operativno podporo delovanju univerze, fakultete, oddelka ali druge visokošolske enote. Ta vloga je ključna za nemoteno izvajanje akademskih in podpornih procesov, saj povezuje študente, profesorje, raziskovalce, vodstvo ter zunanje partnerje. Uspešen kandidat bo odgovoren za usklajevanje vsakodnevnih upravnih nalog, pripravo in vzdrževanje dokumentacije, podporo pri izvajanju študijskih in raziskovalnih dejavnosti ter zagotavljanje skladnosti z internimi pravili in zunanjimi predpisi.
Univerzitetni administrator sodeluje pri organizaciji študijskega procesa, vpisnih postopkov, urnikov, sej, dogodkov in internih komunikacijskih tokov. Pomemben del dela vključuje upravljanje evidenc, pripravo poročil, obdelavo podatkov ter komunikacijo z različnimi deležniki v akademskem okolju. Pričakuje se visoka stopnja natančnosti, diskretnosti in sposobnosti samostojnega reševanja nalog, saj delo pogosto vključuje občutljive informacije, roke in usklajevanje več aktivnosti hkrati.
Na tem delovnem mestu bo oseba pogosto podpirala vodstvo pri pripravi gradiv, spremljanju administrativnih postopkov in izboljševanju učinkovitosti delovnih procesov. Prav tako bo sodelovala z drugimi službami, kot so kadrovska služba, finančna služba, študentski referat, mednarodna pisarna in informacijska podpora. Kandidat mora razumeti posebnosti visokošolskega sistema, pomen kakovostne storitve za študente in zaposlene ter potrebo po profesionalni in prijazni komunikaciji.
Idealni kandidat ima izkušnje z administrativnim delom v izobraževalnem ali podobno kompleksnem okolju, dobro obvlada digitalna orodja in zna učinkovito upravljati prioritete. Poleg organizacijskih sposobnosti so pomembne tudi komunikacijske veščine, saj delo zahteva sodelovanje z ljudmi različnih profilov in ravni odgovornosti. Zaželeno je razumevanje akademskih postopkov, poznavanje dokumentacijskih standardov ter sposobnost priprave jasnih in strukturiranih zapisov.
Delo ponuja priložnost za aktivno sodelovanje pri podpori izobraževalnega poslanstva ustanove in prispevanje k urejenemu, učinkovitemu ter vključujočemu univerzitetnemu okolju. Univerzitetni administrator ima pomembno vlogo pri zagotavljanju kakovostne uporabniške izkušnje za študente in zaposlene ter pri ohranjanju visokih standardov administrativne odličnosti. Če vas veseli delo v dinamičnem akademskem okolju, kjer so pomembni natančnost, zanesljivost, sodelovanje in storilnost, je to odlična priložnost za nadaljnji strokovni razvoj.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Usklajevanje vsakodnevnih administrativnih postopkov znotraj univerzitetne enote.
- Vodenje in posodabljanje evidenc študentov, zaposlenih in internih dokumentov.
- Organizacija sestankov, sej, dogodkov in akademskih aktivnosti.
- Priprava dopisov, poročil, zapisnikov in druge uradne dokumentacije.
- Komunikacija s študenti, profesorji, raziskovalci in zunanjimi partnerji.
- Podpora pri vpisnih postopkih, urnikih in izvedbi študijskega procesa.
- Spremljanje skladnosti postopkov z internimi pravilniki in predpisi.
- Sodelovanje z drugimi oddelki pri izboljševanju administrativnih procesov.
Zahteve
Text copied to clipboard!- Najmanj višješolska ali visokošolska izobrazba ustrezne smeri.
- Izkušnje z administrativnim delom, po možnosti v izobraževalnem okolju.
- Odlično pisno in ustno sporazumevanje v slovenščini.
- Dobro poznavanje pisarniških programov in digitalnih informacijskih sistemov.
- Visoka stopnja organiziranosti, natančnosti in odgovornosti.
- Sposobnost samostojnega dela in učinkovitega določanja prioritet.
- Diskretnost pri delu z zaupnimi podatki in dokumentacijo.
- Zaželeno znanje angleškega jezika za komunikacijo v mednarodnem okolju.
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z administrativnim delom v izobraževalnem okolju?
- Kako organizirate delo, kadar imate več nujnih nalog hkrati?
- Kako zagotavljate natančnost pri vodenju evidenc in dokumentacije?
- Ali imate izkušnje s podporo študentom, profesorjem ali vodstvu?
- Katera digitalna orodja in informacijske sisteme najbolje obvladate?
- Kako pristopate k reševanju komunikacijskih izzivov z različnimi deležniki?
- Zakaj vas zanima delo univerzitetnega administratorja?
- Kako ravnate z zaupnimi informacijami in občutljivimi podatki?
